Basisprincipes van hiërarchisch processchema

Een hiërarchisch processchema, ook wel bekend als een functioneel decompositie diagram, is een optioneel diagram binnen Business Process Management (BPM). Hiermee kan je de structuur van een systeem specificeren. Handig als je begint aan een groot project waarbij veranderingen doorgevoerd worden in processen. Of je wil voor je organisatie een bepaald ISO certificaat behalen.

Je identificeert functies op hoog niveau, onafhankelijk van hun uitvoeringsvolgorde of voorwaarden. 

In een hiërarchisch processchema ontbind je je processen tot een passend detailniveau. Zo begrijp je de functies beter die nodig zijn voor je systeem. Alle processen zijn aan elkaar gerelateerd. Tijdens het maken van je diagram kan je waar nodig processen verplaatsen of hergebruiken.

Wanneer gebruik je processchema’s?
Wanneer je van plan bent je kwaliteit te verbeteren of je staat aan de vooravond van een groot project, is het in kaart brengen van bepaalde processen erg handig. 

Het hiërarchisch processchema wordt meestal gebruikt tijdens de analysefase van een project. Bedrijfsanalisten en managers gebruiken het om:

-    Alle processen te definiëren die worden uitgevoerd in het kader van een bedrijfsfunctie
-    Focus op proces herkenning en proces telling; bij deze stap worden alleen procesnamen gedefinieerd
-    Ontbind eerder geïdentificeerde processen in subprocessen totdat een geschikt ondeelbaar niveau is bereikt
-    Reorganiseer subprocessen, indien nodig, door hun ouder (hogere laag) te wijzigen
-    Geef in één weergave de hele hiërarchie weer van een al eerder beschreven proces of van een ontleed subproces

Kiezen voor gebruiksvriendelijke software waarin je dit soort processen kan maken, delen en reviseren scheelt enorm veel tijd.   

Voorbeeld hiërarchisch processchema
In het voorbeeld (zie afbeelding) wordt het hoofdproces, marketing, opgesplitst in drie subprocessen: Opstellen marketingplan, doelgroepen benaderen en tekst opmaken, etcetera. 

in twee subprocessen, enzovoort.

-    Afdeling is bovenaan geplaatst (hier strategie genoemd). Zo is zichtbaar dat deze alle andere processen besturen.

-    Project is op de plaats weergegeven waar in de organogram ‘Opstellen Marketingplan’ staat. Deze laag is het project.

-    Activiteit Hier staan alle bezigheden zoals verbeteringen of nieuwe ideeën. In het voorbeeld ‘benaderen doelgroepen’ of ‘tekst opmaken’.

-    Realisatieprocessen staan op de plaats waar in het voorbeeld ‘aanvraag voor zorg’ staat, onderaan. Dit is de afdeling die zich bezighoudt met het realiseren van de dienstverlening aan de klant.