Magazines | Utrecht Business Nr 1 - 2016 | Lees volledige uitgave online

De productiviteit van een persoon wordt voornamelijk gestimuleerd door psychologische factoren. Er kunnen tien van dergelijke factoren worden onderscheiden (zie kader). Traditioneel hebben organisaties zich gericht op erkenning en de daarmee verband houdende beloningen om medewerkers te motiveren. Vandaag de dag – maar zeker in de toekomst – moeten ook de meer subtiele stimulerende factoren doorgrond en beïnvloed worden.

Maar hoe ziet een stimulerende werkomgeving er dan uit? Natuurlijk is er geen uniforme invulling omdat elke organisatie anders is. Wel kunnen we enkele hoofdlijnen aangeven voor wat betreft inrichting en structuur. In hoeverre de hieronder genoemde elementen realiseerbaar dan wel wenselijk zijn, is afhankelijk van de organisatie en de aard van de werkzaamheden. Let wel: wat we hier schetsen, is een toekomstbeeld.

Prettig en veilig

Het pand zelf biedt een goede weergave van de kracht en status van het merk. Bij binnenkomst lijdt het noch bij de medewerkers noch bij de bezoekers geen twijfel dat ze een intellectuele, goed geoliede machine betreden. Medewerkers voelen zich er prettig en veilig.

De werkomgeving zelf is in essentie verdeeld in twee zones: werk en ontspanning. De werkzone is ingericht voor functionaliteit, om productief gedrag te optimaliseren. De medewerkers hebben cellenkantoren, elk met door de bewoners zelf regelbare verlichting, luchtkwaliteit en geluidsniveau, zodat ze op hun eigen ideale werkklimaat kunnen realiseren. De verlichting is dynamisch en past zich aan het uur van de dag aan, zodat het licht – een menging van dag- en kunstlicht – altijd optimaal is om de taken uit te voeren.

De werkplekken zelf zijn ingericht om specialistische activiteiten maximaal te faciliteren. Maar alle systemen zijn flexibel want (bijna) alle plaatsen zijn flexplekken.

Intense energie

Ondanks de cellenstructuur van het vloerplan heerst op de werkvloer een gevoel van intense energie. Individuele werkplekken zijn niet overmatig groot en zodanig geconfigureerd dat de medewerkers eigenlijk altijd oogcontact kunnen hebben. Dat zorgt er mede voor dat de mensen zich ervan bewust zijn dat ze in een team werken en samen verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

In tegenstelling tot de werkomgeving zijn de ontspanningsfaciliteiten luxe van opzet. De invulling en inrichting van die relaxruimtes is eveneens een weergave van het niveau dat de organisatie wil nastreven en hooghouden. Een top bedrijfsrestaurant, state-of-the-art fitnessruimte en misschien zelfs een luxe spa bevinden zich allemaal in het bedrijfspand. Hoewel de meeste medewerkers er geen gebruik van maken, is de aanwezigheid belangrijk voor het totale gevoel. De populairste voorzieningen zijn die welke zowel intense stimulatie als competitie bieden, zoals gaming, adrenaline-opwekkende sporten en squash.

Sociale context

Het groeiende besef van de impact die onze moderne levensstijl heeft op het milieu zorgde ervoor dat zowel de overheid als de maatschappij als geheel actie ondernamen om die impact (de carbon footprint) te verminderen.

In het begin van de 21e eeuw werd – zij het met enig voorbehoud – voorspeld dat de urbanisatie verder zal toenemen. De economische activiteit is geconcentreerd in de steden; mede als gevolg daarvan neemt de bevolkingsdichtheid in die steden toe. Gedeeld gebruik en samengestelde inkomens zijn de norm geworden – maar beide met een sterk gevoel van samenleven. Elke stadshub heeft zijn eigen specifieke cultuur waarbij steden (of samenwerkingsverbanden van dicht bij elkaar liggende steden) in feite met elkaar concurreren als lifestylemerken om de beste talenten en ondernemingen aan te trekken. Hoewel groen transport en vervoer vooruitgang boeken, werken beide nog niet op de landelijke infrastructuur.

Concurrentievoordeel behouden

Vanaf ongeveer 2010 nam het grote publiek een steeds sceptischer houding aan jegens de “big business”; afgestudeerden wilden liever werken bij nichebedrijven (of startten er zelf een), consumenten boycotten “onverantwoorde” producten. Bedrijven die al veel langer een sterk ontwikkeld beleid hadden op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, hadden daar veel minder last van vergeleken met hun concurrenten. Toch moesten ondernemingen hun aanpak en beleid aanpassen aan de sociaal-maatschappelijke trends om hun concurrentievoordeel te kunnen behouden. De structuur en de werkomgeving moet worden aangepast aan de morele, sociale en operationele voorkeuren van de medewerkers.

Visie, waarden en cultuur

Kleinere ondernemingen, bijkantoren en flexplekken zorgen ervoor dat de reistijd voor werknemers aanzienlijk wordt verminderd. Ook kan hierdoor het “communitygevoel“ ontstaan waarnaar de getalenteerde kenniswerker op zoek is. De uitdaging voor deze werkomgevingen is om zich te onderscheiden van de concurrentie middels visie, waarden en cultuur.

Organisaties hebben een platte structuur, medewerkers zijn georganiseerd in flexibele projectteams. Iemand kan tegelijkertijd deel uitmaken van vier teams, waarbij hij of zij telkens een andere rol heeft, zowel voor wat betreft de verantwoordelijkheid als de functie.

Social capital

In de meeste ondernemingen wordt de zogeheten “Workforce Happiness Index” (WHI) gehanteerd. Men gaat er namelijk vanuit dat de productiviteit van de medewerkers fundamenteel verbonden is met een positieve instelling: gelukkige werkers zijn productieve werkers. Die tool werkt op twee manieren: met de WHI wordt de productiviteit gemeten en worden nieuwe mensen geworven. De medewerkers hebben behoefte aan afwisseling en stimulansen om creatief te zijn en ze werken het hardst als zij zich gecommitteerd voelen aan een gezamenlijk doel. De zogenoemde social capital levels van de medewerkers worden regelmatig gemeten, teneinde de kracht van de community te monitoren.

De prestatie-overzichten en wervingsprocessen zijn subjectief. Er wordt grote waarde gehecht aan emotionele en intuïtieve competenties omdat deze bijdragen aan het bouwen van social capital. De medewerkers worden beoordeeld op de kwaliteit van hun output, maar ook beloond voor betrokkenheid bij en werken volgens de waarden van de onderneming. Elk jaar wordt gekeken welke bonus en incentive systemen de medewerkers het meest zouden waarderen. Daaruit blijkt dat financiële bonussen niet bijzonder gewaardeerd worden. Wel is er een constante vraag naar extra vakantiedagen, betere ziektekostenverzekeringen, teamevents en opleidingen voor persoonlijke vaardigheden.

Unieke set

De werkpatronen van de medewerkers zijn tamelijk onregelmatig omdat niemand controleert wanneer en waar ze werken; alleen de kwaliteit van hun output geldt. In piektijden kan een werkweek wel zestig uur bedragen maar er zijn vrijwel geen klachten. Mensen zijn trots op hun werk en leveren liever grondig en degelijk werk af dan dat ze hun team in de steek laten. Bovendien: de volgende werkweek kan misschien maar dertig uur bedragen – en dat vindt niemand een probleem.

Steeds meer mensen zijn ervan overtuigd dat echte persoonlijke originaliteit wordt verkregen door het ontwikkelen van een unieke set vaardigheden en eigenschappen. Organisaties zijn met name succesvol als ze hun medewerkers de kans geven zichzelf verder te ontwikkelen. Het bedrijf biedt een verscheidenheid aan ervaringen met een variërende groep mensen, zowel binnen de kaders van het werk als daarbuiten: persoonlijke coaching wordt geboden en de mensen worden aangemoedigd, sabatticals te nemen.

Geen alternatief

In de praktijk betekent dit dat de mensen zelf verantwoordelijk zijn voor hun tijd en productiviteit. Geholpen door organisationele technologische tools moeten ze experts worden in persoonlijk management, anders zal de kwaliteit van hun output daar zichtbaar onder lijden.

Interne vergaderingen worden meestal face-to-face gehouden, men is er over het algemeen van overtuigd dat er geen goed alternatief is voor persoonlijk contact. De meeste commerciële relaties worden aangegaan met ondernemingen in dezelfde stad. Dus het is gemakkelijk om deze lopend te bezoeken, met de fiets of het openbaar vervoer. n

Hoe creëer je een stimulerende werkomgeving?

Klaar voor de toekomst

TRENDS

VOORBEREIDEN OP DE TOEKOMST

• Gebruik de psychologische

motivators van productiviteit

Begrip hebben van, en het bespelen van het complete scala aan psychologische motivators die de productiviteit van de mensen beïnvloeden.

• Betekenis is belangrijk

Stel een heldere en inspirerende visie op waar medewerkers zich op kunnen richten.

• Een krachtige duurzaamheidsstrategie is geen luxe

Organisaties die nu voorop lopen, zullen het best voorbereid zijn om te voldoen aan de morele verwachtingen en wettelijke eisen van de toekomst.

• Leg waarde op kenniswerk

Meet en evalueer de output in plaats van de input van kenniswerkers.

• De komst van de strategische werkplek

Gebruik de werkomgeving als een strategische waarde bij het aantrekken van talent; creëer daarmee een bedrijfscultuur en vorm externe percepties.

• Werk is intrinsiek sociaal

Ontwikkel een cultuur van communiceren die bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie.

DE TIEN PSYCHOLOGISCHE STIMULANSEN VOOR PRODUCTIVITEIT

• Inhoud

Het management moet een heldere en inspirerende visie hebben ontwikkeld en geformuleerd waarmee de medewerkers zich kunnen identificeren.

• Waarden

Een algemeen geldend systeem van waarden en gedrag dat consequent moet worden vertoond.

• Optimisme

Een positieve houding van het management: vertrouwen uitstralen in een goede aanpak.

• Samenwerking

Effectief samenwerken en stimulatie middels interactie.

• Originaliteit

Erkenning van de waarde van originaliteit en een cultuur van accepteren van goede ideeën.

• Individualisme

Respect voor de unieke vaardigheden en bijdragen van elk persoon.

• Autonomie

Individuen de verantwoordelijkheid bieden om zelf beslissingen te nemen.

• Vertrouwen

De focus op het ontwikkelen van zelfvertrouwen door in te spelen op sterktes in plaats van alleen te hameren op zwakheden.

• Doelen

Duidelijke en specifieke doelen en zichtbare waardering van prestaties.

• Erkenning

Erkend en gewaardeerd worden voor goed werk en een eerlijke en transparante beloning krijgen voor het halen van doelen.