Efficiënt papierbeheer met een moderne printomgeving op kantoor

Op een modern kantoor wordt vaak gedacht dat alles digitaal is. Toch blijft het geprinte document een belangrijke rol spelen in veel bedrijfsprocessen. De manier waarop we omgaan met printen is echter drastisch veranderd. Een slimme aanpak van documentbeheer gaat verder dan alleen het aanschaffen van een printer; het is een strategische keuze die direct bijdraagt aan efficiëntie, kostenbesparing en veiligheid.

De moderne printer

De tijd dat een printer uitsluitend diende om documenten af te drukken, ligt ver achter ons. Moderne multifunctionele printers zijn geavanceerde apparaten die fungeren als centrale knooppunten in de informatiestroom van een organisatie. Ze kunnen scannen, digitaliseren, archiveren en documenten direct naar de juiste cloudomgeving of collega sturen. 

Deze uitgebreide functionaliteiten vragen om een doordachte strategie. Een willekeurig geplaatste printer kan leiden tot inefficiëntie, hoge kosten en zelfs beveiligingsrisico's. Het is daarom van belang om de printinfrastructuur van je bedrijf te zien als een integraal onderdeel van de IT-omgeving.

Kostenbesparing door slim printbeheer

Een van de meest directe voordelen van een professionele printstrategie is de aanzienlijke kostenbesparing. Veel bedrijven hebben geen duidelijk beeld van hun daadwerkelijke printkosten, die verder gaan dan alleen de aanschaf van apparatuur en toner. Denk hierbij aan onderhoud, stroomverbruik en de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het oplossen van storingen. Een geschikte printer kantoorruimte kan deze verborgen kosten minimaliseren.

De sleutel tot kostenbeheersing is inzicht. Door het printgedrag binnen de organisatie te monitoren, wordt duidelijk waar de meeste kosten worden gemaakt. Software kan helpen om onnodig kleurgebruik te beperken, dubbelzijdig printen als standaard in te stellen en afdruktaken automatisch naar de meest kostenefficiënte machine te sturen. Dit leidt niet alleen tot lagere uitgaven, maar ook tot een duurzamere werkwijze.

Printdiensten uitbesteden

Voor veel organisaties is het beheer van de printomgeving een tijdrovende klus die afleidt van de kernactiviteiten. Het uitbesteden van het volledige beheer via zogenaamde Managed Print Services (MPS) biedt hier een oplossing. Een externe specialist neemt de verantwoordelijkheid voor de hardware, het onderhoud, de bevoorrading en de optimalisatie over. Dit zorgt voor continuïteit en deskundige ondersteuning. Door te kiezen voor professionele print services kunnen bedrijven zich volledig richten op hun primaire processen.

De belangrijkste voordelen

Een overstap naar een beheerde printomgeving levert diverse concrete voordelen op, zoals:

•    Proactief onderhoud en snelle support: Storingen worden vaak al opgelost voordat gebruikers er last van hebben en toners worden automatisch besteld.
•    Een geoptimaliseerde printeromgeving: De specialist zorgt ervoor dat de juiste apparatuur op de juiste plek staat, afgestemd op de behoeften van de afdeling.
•    Verbeterde informatiebeveiliging: De printomgeving wordt continu voorzien van de laatste beveiligingsupdates en configuraties.
•    Voorspelbare en transparante maandelijkse kosten: Bedrijven betalen een vast bedrag per maand, wat budgetteren eenvoudiger maakt.

Een slimme printstrategie

Efficiënt documentbeheer is veel meer dan een operationele noodzaak; het is een strategisch instrument. Het verlaagt de operationele kosten, verhoogt de productiviteit van medewerkers en versterkt de informatiebeveiliging. Door kritisch te kijken naar de huidige processen en de inzet van technologie, kunnen bedrijven hun printomgeving transformeren van een kostenpost naar een motor voor efficiëntie.
Neem de tijd om uw eigen printstrategie te evalueren. Een kleine aanpassing in de aanpak kan al een groot verschil maken voor de prestaties van uw organisatie.