Hoe organiseer je een digitale ALV?

De tijdelijke Corona-spoedwet geeft verenigingen, coöperaties en organisaties de mogelijkheid om digitaal een leden- en/of bestuursvergadering te organiseren, ook als de statuten dit niet faciliteren. Maar hoe doe je dat, een digitale ALV organiseren? In dit artikel helpen we je graag op weg met een aantal praktische tips.

Wil je dat mensen online kunnen stemmen met meerdere vragen in een bepaalde periode of is het de bedoeling dat tijdens een digitale of hybride vergadering de vragen live 1 voor 1 soepel openen en sluiten? Een wegingsfactor aan unieke stemcodes toevoegen, realtime uitslagen na een digitale verkiezing? 

Op basis van de ervaringen van de gebruikers van Onlinestemtool.nl zijn wij tot de volgende adviezen gekomen:

* Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproeping voor de ALV vermeld worden. Leden mogen een ander lid machtigen voor de ALV.

* De voorzitter mag op grond van de corona spoedwet de regels bepalen. Deze regels moeten aan het begin van de ALV verteld worden, zodat iedereen zich eraan kan houden. Als de verbinding tijdens de ALV hapert of iemand door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

* De ALV is digitaal voor de leden te volgen. Er zijn talloze gratis en betaalde video conference tools. De meest gebruikte tools onder de gebruikers van Onlinestemtool.nl zijn Zoom en Microsoft Teams.

* De leden hebben de mogelijkheid gekregen om voorafgaand aan de digitale vergadering schriftelijk of elektronisch vragen te stellen.

* De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor de leden.

* Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

Wil je meer informatie over het organsieren van een online ALV? Bekijk dan hier de webinars over het organiseren van een online ledenvergadering die over dit thema gegeven zijn.