10 jaar geleden
Zzp’ers en mkb’ers betere ondernemers met advies van Krijkamp Den Oude Accountants
Krijkamp Den Oude Accountants en Adviseurs (KDO) is van oudsher al meer een advieskantoor dan een accountantskantoor en wil dat verder uitbouwen. Nu de digitalisering en cloudontwikkelingen in de accountancywereld doorzetten, richt het kantoor zich nog meer op het adviseren en coachen van klanten. ‘Dat is het leukere werk en we helpen hiermee zzp’ers en mkb’ers betere ondernemers te worden’, aldus Henk Lindeboom, AA RB accountant bij KDO. De drie kantoren van KDO werken met de drie bekendste online boekhoudsoftwarepakketten van Nederland; Twinfield, Exact Online en Reeleezee, onder meer om de onafhankelijkheid van het kantoor te bewaken. Samen met de klant wordt er een keuze gemaakt voor een van deze pakketten. Als het om de financiële administratie van klanten gaat, valt de keuze vaak op Reeleezee Administratie. Geïntegreerd met de scanfunctie Scan en Boek van Reeleezee zorgt dit niet alleen voor gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit, maar ook voor hoge herkenbaarheid en snelheid met Scan en Boek.
Digitalisering zit in het DNA van KDO. Aan de ingebruikname van Reeleezee Administratie en Scan en Boek lag de behoefte van KDO aan vergaande digitalisering ten grondslag. Het bedrijf loopt wat dat betreft voor op andere kantoren in de accountancywereld. Al in 2007 en 2008 heeft KDO zich georiënteerd op online boekhoudsoftwarepakketten. In 2011 draaiden ze een Reeleezee pilot met twee launching customers en ging het bedrijf vrij snel over op de implementatie. De meeste bestaande klanten, die vaak nog met Excel-bestanden werkten, stapten na de implementatie direct over op het online pakket en de doelgroep die KDO met de nieuwe werkwijze wilde aantrekken werd in kaart gebracht, zodat het bedrijf nieuwe klanten kon gaan werven. Dit was een leerfase volgens Lindeboom: ‘Hoe gaan bestaande klanten om met het nieuwe pakket en wat en wie komt er nog meer op ons af? We merkten als snel dat Reeleezee Administratie flexibel en makkelijk in het gebruik is en dat Scan en Boek een snelle uploadtijd en grote herkenning heeft.’ Ten opzichte van andere pakketten levert Scan en Boek van Reeleezee de hoogste herkenbaarheid van documenten, waarbij het bedrijf gebruik maakt van Optical Character Recognition (OCR) software, een zelflerend systeem door Reeleezee ontwikkeld om de herkenbaarheid steeds groter te maken. 84 procent van de facturen en bonnen wordt direct herkend en omgezet in journaalposten en dit percentage blijft toenemen.
Zelf aan de slag
Klanten kunnen hun eigen boekhouding voeren wanneer ze een Reeleezee Administratie abonnement afnemen en kunnen zelf facturen en bonnen scannen als ze daarbij Scan en Boek afnemen. Door de pakketprijs per maand maakt het niet uit hoeveel de klant gaat scannen. Maar alvorens nieuwe klanten zelf aan de slag gaan, lopen ze door de “boekhoudwasstraat” van KDO; ze krijgen een drie uur durende training om met Reeleezee Administratie en Scan en Boek te leren omgaan. KDO heeft hier jonge communicatief vaardige en enthousiaste mensen op gezet die het pakket helder en overtuigend kunnen uitleggen. Dat is belangrijk, want er komen klanten binnen die niet kunnen boekhouden. Voor iedere nieuwe klant maakt KDO in het Reeleezee pakket aan: een eigen bonnenset, de factuur lay-out met de look & feel van de klant en een koppeling met de bank. Daarnaast wordt het Reeleezee e-mailadres aangemaakt waar de facturen naartoe kunnen worden gemaild voor het Scan en Boek proces. En dan is de klant up and running. Lindeboom: ‘We zoomen echt in op dit eerste moment. Als het pakket goed is uitgelegd komen klanten bijna niet terug met vragen over het gebruik en we hebben zo goed als nooit afhakers.’ Er is dus heel weinig weerstand bij klanten, vooral de groep onder de 35 maar ook boven de 55 is zeer enthousiast. Ze houden van de flexibiliteit die het hen biedt.
Scan en Boek van print en online facturen
Volgens Lindeboom kan je op twee manieren omgaan met Scan en Boek. ‘Het systeem vervangt natuurlijk de doos met bonnetjes en facturen die moeten worden ingeklopt. Het is niet de bedoeling dat je zelf alles handmatig controleert. Want met zo’n dubbele, menselijke check is het boekhouden nog steeds niet efficiënt. Je moet erop vertrouwen dat Scan en Boek de factuur zelf herkent. Wij gebruiken alle mogelijkheden van Scan en Boek en maken het proces daarmee zo efficiënt mogelijk.’ Lindeboom legt uit: ‘Neem bijvoorbeeld een factuur van leverancier Karwei, die zie je veel bij zzp’ers uit de bouw. Scan en Boek herkent bij de eerste factuur al veel van wat er op de factuur staat, zoals het btw-nummer, KvK-nummer, IBAN- en BIC-gegevens en leveranciersgegevens. Je hoeft dan alleen nog het juiste grootboeknummer erbij te kiezen en te boeken. De volgende keer dat er weer een factuur van Karwei voor deze klant voorbij komt, herkent de software zelfs het bijbehorende rekeningnummer en dus het juiste grootboeknummer. Je hoeft dan alleen nog op de knop “boeken” te drukken.’
De andere manier van omgaan met Scan en Boek is om digitale facturen van leveranciers rechtstreeks naar het e-mailadres van Reeleezee te laten doorsturen. Een digitale factuur van Karwei komt dan in een groot Postvak met bijlages. De accountant en of de klant haalt de factuur daaruit en verwerkt hem met één druk op de knop. ‘Dit is bijna als elektronisch factureren en steeds meer leveranciers hebben nu eenmaal digitale facturen. Bijkomend voordeel; je hoeft niet meer met mappen papier te slepen. Een paperless administratie dus.’
Adviseren en coachen
Bij Reeleezee is minder boekhoudkundige kennis nodig ten opzichte van de andere pakketten. Veel van de klanten vinden het zo gemakkelijk en flexibel dat ze het werk zelfs uitbesteden aan hun partner. Dit gemak heeft een groot voordeel voor KDO. Lindeboom: ‘Reeleezee past in onze filosofie om ons te richten op advies. We hebben door de zelfredzaamheid van klanten nu ruimte en tijd over om hen meer toegevoegde waarde te bieden door hen te adviseren.’ Klanten hebben in de loop van het jaar zelf inzicht in de actuele cijfers, omdat ze zelf met het pakket werken en deze actualiteit van de cijfers lokt vragen uit. Halverwege het jaar gaat het om prognosevragen. Doordat met Reeleezee gemakkelijk koppelingen zijn te maken met andere pakketten, zoals prognosesoftware, kan KDO hier ook antwoord op geven. Op het einde van het jaar komen er veelal fiscale en begrotings- en investeringsvragen. Bijvoorbeeld: is het handig dit jaar nog te investeren in een auto of kan ik beter tot volgend jaar wachten? Hoeveel belasting moet ik gaan betalen en kan ik deze n belasting wel tijdig betalen? KDO kan hen begeleiden in het beantwoorden van die vraagstukken.
Ondernemers die nieuwe activiteiten willen ontplooien worden ook bijgestaan. ‘Bijvoorbeeld een schoenmaker die ook tassen wil gaan verkopen. Hoeveel gaat het opleveren en wanneer kan hij de investering terugverdienen?’ Bedrijven weten het hele jaar door wat hun financiële positie is. Door middel van het monitoren, prognoses en investeringsadvies kunnen we samen met de klant meer sturing geven aan de bedrijfsresultaten en helpen we hem een betere ondernemer te zijn.’
Sterke groei
KDO kan zich niet alleen meer richten op advies, maar is sinds het omarmen van het online boekhouden ook sterk gegroeid, vooral met jonge klanten. Het totale klantenbestand van KDO bestaat uit meer dan tweehonderd organisaties, veelal zzp’ers en mkb’ers, waarvoor het kantoor betrokken is bij de verwerking van de financiële administratie. Een derde van dit bestand werkt nu met Scan en Boek. Lindeboom: ’80 procent van onze klanten doet hun financiële administratie helemaal zelf. Bij de resterende 20 procent verwerken we de boekhouding samen met de klant.’
Het bedrijf kan nu veel meer klanten aan in het financiële administratiesegment dan voorheen. De beslissing om voor Reeleezee Scan en Boek te gaan was dan ook een investeringsbeslissing die zich terugbetaalt. ‘In 2013 hadden we 27 nieuwe klanten die via Reeleezee de financiële administratie bij ons startten en in 2014 waren dat er totaal 35. Hier zitten ook klanten bij met een miljoenenomzet. We hebben in 2014 gemiddeld twee nieuwe klanten per maand mogen verwelkomen.’ Lindeboom vervolgt: ‘Dit is vooral te danken aan mond-tot-mondreclame. Nieuwe klanten die bij ons binnen komen vragen erom, ze hebben van andere ondernemers gehoord dat het kan. Die nieuwe klanten hadden we zonder Reeleezee misschien niet gehad, dan waren ze bij een andere accountant terecht gekomen. En als je bedenkt dat pas circa 15 procent van de ondernemers in Nederland hun boekhouding online doet, ligt hier dus nog een groot potentieel.’
Toekomst in de cloud
KDO juicht het toe dat Reeleezee steeds meer koppelbaar wordt met andere systemen door gebruik te maken van de cloud. Zo is de salarisadministratie via bijvoorbeeld Loket.nl te koppelen met Reeleezee. De administratie- en boekhoudstromen zijn zo nog automatischer. ‘Alles gaat steeds meer met elkaar communiceren en als je hier als kantoor niet op voorbereid bent, kom je in de knel.’ Cloud is ook een belangrijke strategie van KDO. Het bedrijf heeft nu zo’n 45 procent van de activiteiten in de cloud en streeft ernaar eind 2016 dit op te voeren naar 80 procent. Reeleezee is cloudsoftware, dit past dan ook helemaal in hun filosofie. Lindeboom: ‘Cloud is de toekomst; wie wil er nu niet thuis via zijn iPad met zijn adviseur in gesprek?.’
Krijkamp Den Oude Accountants en Adviseurs (KDO) is van oudsher al meer een advieskantoor dan een accountantskantoor en wil dat verder uitbouwen. Nu de digitalisering en cloudontwikkelingen in de accountancywereld doorzetten, richt het kantoor zich nog meer op het adviseren en coachen van klanten. ‘Dat is het leukere werk en we helpen hiermee zzp’ers en mkb’ers betere ondernemers te worden’, aldus Henk Lindeboom, AA RB accountant bij KDO. De drie kantoren van KDO werken met de drie bekendste online boekhoudsoftwarepakketten van Nederland; Twinfield, Exact Online en Reeleezee, onder meer om de onafhankelijkheid van het kantoor te bewaken. Samen met de klant wordt er een keuze gemaakt voor een van deze pakketten. Als het om de financiële administratie van klanten gaat, valt de keuze vaak op Reeleezee Administratie. Geïntegreerd met de scanfunctie Scan en Boek van Reeleezee zorgt dit niet alleen voor gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit, maar ook voor hoge herkenbaarheid en snelheid met Scan en Boek.
Digitalisering zit in het DNA van KDO. Aan de ingebruikname van Reeleezee Administratie en Scan en Boek lag de behoefte van KDO aan vergaande digitalisering ten grondslag. Het bedrijf loopt wat dat betreft voor op andere kantoren in de accountancywereld. Al in 2007 en 2008 heeft KDO zich georiënteerd op online boekhoudsoftwarepakketten. In 2011 draaiden ze een Reeleezee pilot met twee launching customers en ging het bedrijf vrij snel over op de implementatie. De meeste bestaande klanten, die vaak nog met Excel-bestanden werkten, stapten na de implementatie direct over op het online pakket en de doelgroep die KDO met de nieuwe werkwijze wilde aantrekken werd in kaart gebracht, zodat het bedrijf nieuwe klanten kon gaan werven. Dit was een leerfase volgens Lindeboom: ‘Hoe gaan bestaande klanten om met het nieuwe pakket en wat en wie komt er nog meer op ons af? We merkten als snel dat Reeleezee Administratie flexibel en makkelijk in het gebruik is en dat Scan en Boek een snelle uploadtijd en grote herkenning heeft.’ Ten opzichte van andere pakketten levert Scan en Boek van Reeleezee de hoogste herkenbaarheid van documenten, waarbij het bedrijf gebruik maakt van Optical Character Recognition (OCR) software, een zelflerend systeem door Reeleezee ontwikkeld om de herkenbaarheid steeds groter te maken. 84 procent van de facturen en bonnen wordt direct herkend en omgezet in journaalposten en dit percentage blijft toenemen.
Zelf aan de slag
Klanten kunnen hun eigen boekhouding voeren wanneer ze een Reeleezee Administratie abonnement afnemen en kunnen zelf facturen en bonnen scannen als ze daarbij Scan en Boek afnemen. Door de pakketprijs per maand maakt het niet uit hoeveel de klant gaat scannen. Maar alvorens nieuwe klanten zelf aan de slag gaan, lopen ze door de “boekhoudwasstraat” van KDO; ze krijgen een drie uur durende training om met Reeleezee Administratie en Scan en Boek te leren omgaan. KDO heeft hier jonge communicatief vaardige en enthousiaste mensen op gezet die het pakket helder en overtuigend kunnen uitleggen. Dat is belangrijk, want er komen klanten binnen die niet kunnen boekhouden. Voor iedere nieuwe klant maakt KDO in het Reeleezee pakket aan: een eigen bonnenset, de factuur lay-out met de look & feel van de klant en een koppeling met de bank. Daarnaast wordt het Reeleezee e-mailadres aangemaakt waar de facturen naartoe kunnen worden gemaild voor het Scan en Boek proces. En dan is de klant up and running. Lindeboom: ‘We zoomen echt in op dit eerste moment. Als het pakket goed is uitgelegd komen klanten bijna niet terug met vragen over het gebruik en we hebben zo goed als nooit afhakers.’ Er is dus heel weinig weerstand bij klanten, vooral de groep onder de 35 maar ook boven de 55 is zeer enthousiast. Ze houden van de flexibiliteit die het hen biedt.
Scan en Boek van print en online facturen
Volgens Lindeboom kan je op twee manieren omgaan met Scan en Boek. ‘Het systeem vervangt natuurlijk de doos met bonnetjes en facturen die moeten worden ingeklopt. Het is niet de bedoeling dat je zelf alles handmatig controleert. Want met zo’n dubbele, menselijke check is het boekhouden nog steeds niet efficiënt. Je moet erop vertrouwen dat Scan en Boek de factuur zelf herkent. Wij gebruiken alle mogelijkheden van Scan en Boek en maken het proces daarmee zo efficiënt mogelijk.’ Lindeboom legt uit: ‘Neem bijvoorbeeld een factuur van leverancier Karwei, die zie je veel bij zzp’ers uit de bouw. Scan en Boek herkent bij de eerste factuur al veel van wat er op de factuur staat, zoals het btw-nummer, KvK-nummer, IBAN- en BIC-gegevens en leveranciersgegevens. Je hoeft dan alleen nog het juiste grootboeknummer erbij te kiezen en te boeken. De volgende keer dat er weer een factuur van Karwei voor deze klant voorbij komt, herkent de software zelfs het bijbehorende rekeningnummer en dus het juiste grootboeknummer. Je hoeft dan alleen nog op de knop “boeken” te drukken.’
De andere manier van omgaan met Scan en Boek is om digitale facturen van leveranciers rechtstreeks naar het e-mailadres van Reeleezee te laten doorsturen. Een digitale factuur van Karwei komt dan in een groot Postvak met bijlages. De accountant en of de klant haalt de factuur daaruit en verwerkt hem met één druk op de knop. ‘Dit is bijna als elektronisch factureren en steeds meer leveranciers hebben nu eenmaal digitale facturen. Bijkomend voordeel; je hoeft niet meer met mappen papier te slepen. Een paperless administratie dus.’
Adviseren en coachen
Bij Reeleezee is minder boekhoudkundige kennis nodig ten opzichte van de andere pakketten. Veel van de klanten vinden het zo gemakkelijk en flexibel dat ze het werk zelfs uitbesteden aan hun partner. Dit gemak heeft een groot voordeel voor KDO. Lindeboom: ‘Reeleezee past in onze filosofie om ons te richten op advies. We hebben door de zelfredzaamheid van klanten nu ruimte en tijd over om hen meer toegevoegde waarde te bieden door hen te adviseren.’ Klanten hebben in de loop van het jaar zelf inzicht in de actuele cijfers, omdat ze zelf met het pakket werken en deze actualiteit van de cijfers lokt vragen uit. Halverwege het jaar gaat het om prognosevragen. Doordat met Reeleezee gemakkelijk koppelingen zijn te maken met andere pakketten, zoals prognosesoftware, kan KDO hier ook antwoord op geven. Op het einde van het jaar komen er veelal fiscale en begrotings- en investeringsvragen. Bijvoorbeeld: is het handig dit jaar nog te investeren in een auto of kan ik beter tot volgend jaar wachten? Hoeveel belasting moet ik gaan betalen en kan ik deze n belasting wel tijdig betalen? KDO kan hen begeleiden in het beantwoorden van die vraagstukken.
Ondernemers die nieuwe activiteiten willen ontplooien worden ook bijgestaan. ‘Bijvoorbeeld een schoenmaker die ook tassen wil gaan verkopen. Hoeveel gaat het opleveren en wanneer kan hij de investering terugverdienen?’ Bedrijven weten het hele jaar door wat hun financiële positie is. Door middel van het monitoren, prognoses en investeringsadvies kunnen we samen met de klant meer sturing geven aan de bedrijfsresultaten en helpen we hem een betere ondernemer te zijn.’
Sterke groei
KDO kan zich niet alleen meer richten op advies, maar is sinds het omarmen van het online boekhouden ook sterk gegroeid, vooral met jonge klanten. Het totale klantenbestand van KDO bestaat uit meer dan tweehonderd organisaties, veelal zzp’ers en mkb’ers, waarvoor het kantoor betrokken is bij de verwerking van de financiële administratie. Een derde van dit bestand werkt nu met Scan en Boek. Lindeboom: ’80 procent van onze klanten doet hun financiële administratie helemaal zelf. Bij de resterende 20 procent verwerken we de boekhouding samen met de klant.’
Het bedrijf kan nu veel meer klanten aan in het financiële administratiesegment dan voorheen. De beslissing om voor Reeleezee Scan en Boek te gaan was dan ook een investeringsbeslissing die zich terugbetaalt. ‘In 2013 hadden we 27 nieuwe klanten die via Reeleezee de financiële administratie bij ons startten en in 2014 waren dat er totaal 35. Hier zitten ook klanten bij met een miljoenenomzet. We hebben in 2014 gemiddeld twee nieuwe klanten per maand mogen verwelkomen.’ Lindeboom vervolgt: ‘Dit is vooral te danken aan mond-tot-mondreclame. Nieuwe klanten die bij ons binnen komen vragen erom, ze hebben van andere ondernemers gehoord dat het kan. Die nieuwe klanten hadden we zonder Reeleezee misschien niet gehad, dan waren ze bij een andere accountant terecht gekomen. En als je bedenkt dat pas circa 15 procent van de ondernemers in Nederland hun boekhouding online doet, ligt hier dus nog een groot potentieel.’
Toekomst in de cloud
KDO juicht het toe dat Reeleezee steeds meer koppelbaar wordt met andere systemen door gebruik te maken van de cloud. Zo is de salarisadministratie via bijvoorbeeld Loket.nl te koppelen met Reeleezee. De administratie- en boekhoudstromen zijn zo nog automatischer. ‘Alles gaat steeds meer met elkaar communiceren en als je hier als kantoor niet op voorbereid bent, kom je in de knel.’ Cloud is ook een belangrijke strategie van KDO. Het bedrijf heeft nu zo’n 45 procent van de activiteiten in de cloud en streeft ernaar eind 2016 dit op te voeren naar 80 procent. Reeleezee is cloudsoftware, dit past dan ook helemaal in hun filosofie. Lindeboom: ‘Cloud is de toekomst; wie wil er nu niet thuis via zijn iPad met zijn adviseur in gesprek?.’
Op de hoogte blijven van onze updates?
.gif)
.gif)
