Telefoon van de zaak via de WKR, hoe zit dat nou eigenlijk?

Een telefoon van de zaak klinkt misschien luxe, maar voor veel werkgevers en werknemers is het gewoon hartstikke handig. Want eerlijk is eerlijk, hoe vaak zit je niet met een klant of collega aan de lijn, ook buiten kantoortijd? Dan is het wel zo fijn als je daar gewoon goed materiaal voor hebt. Maar hoe regel je dat op een slimme én belastingtechnisch voordelige manier? Gelukkig bestaat daar iets voor: de werkkostenregeling, oftewel de WKR. Daarmee mag je als werkgever bepaalde dingen onbelast vergoeden of verstrekken, zoals een zakelijk mobiel abonnement. Zolang die telefoon écht nodig is om je werk goed te doen, ziet de Belastingdienst dit als een logische uitgave. Het mooie is: of die telefoon ook privé wordt gebruikt, maakt in dit geval niet uit. Als hij nodig is voor je werk, dan zit je goed.

Waarom het voor beide partijen prettig werkt
Voor jou als werkgever betekent dit dat je je team fatsoenlijk kunt uitrusten zonder gedoe met loonheffing of extra belasting. Laten we eerlijk zijn: het is toch veel professioneler als je medewerkers met een zakelijk toestel bellen, in plaats van met een half kapot privétoestel uit 2017? Voor werknemers is het ook fijn. Geen zorgen over onverwachte telefoonrekeningen of ruisende oordopjes bij een klantgesprek. Gewoon een goede, werkende telefoon waarmee je je werk kunt doen en als je de telefoon ook privé gebruikt? Geen probleem, als zakelijk gebruik voorop staat, is dat toegestaan.

Wat als je liever een vergoeding geeft dan een toestel?
Niet elk bedrijf wil telefoons uit gaan delen. Sommige geven liever een maandelijkse vergoeding. Ook prima, maar dat werkt net even anders. Dan moet je aantonen welk deel van die kosten zakelijk is of je stopt het in de vrije ruimte van de WKR. Minder overzichtelijk, maar het kán wel. Zorg dan wél dat je dit goed vastlegt, want bij een controle moet je kunnen uitleggen hoe je tot dat bedrag bent gekomen.

Zorg voor heldere afspraken
Het maakt niet uit of je nu een telefoon meegeeft of een vergoeding biedt, het is hoe dan ook verstandig om daar goede afspraken over te maken. Denk bijvoorbeeld aan de vraag wie er opdraait voor de kosten als de telefoon stuk gaat of kwijtraakt. Of wat er gebeurt als een medewerker uit dienst gaat: moet het toestel dan worden ingeleverd, of mag diegene het tegen betaling overnemen? En hoe zit het met extra kosten, zoals bellen in het buitenland of buiten bundel gebruik? Door dit soort zaken vooraf helder vast te leggen, voorkom je misverstanden en scheve gezichten achteraf. Het scheelt je een hoop discussie én het maakt je beleid transparant en eerlijk voor iedereen.

Wat is nou handig?
Een telefoon van de zaak regelen via de WKR is echt geen hogere wiskunde. Als jij als werkgever kunt uitleggen dat de telefoon nodig is voor het werk, dan mag je hem gewoon belastingvrij verstrekken en dat geldt ook voor het abonnement. Wel even goed vastleggen en netjes bijhouden natuurlijk.