Effectief vergaderen: dit mag niet ontbreken!

Effectief vergaderen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Bij veel bedrijven wordt er enorm veel vergaderd, maar is het resultaat maar minimaal. Dat zorgt niet alleen voor een verspilling van tijd, maar helpt ook de mogelijke problematiek binnen het bedrijf niet op te lossen. Daarom is het van belang dat er tijd en moeite wordt bespaard door enkele malen écht effectief te vergaderen. Maar hoe pak je dat precies aan? 
Voordat de vergadering kan plaatsvinden is het allereerst belangrijk dat alle genodigden hiervan op de hoogte zijn. Dat zij weten hoe laat de vergadering plaatsvindt en waar dit zal zijn. Wist je dat onderzoek uit heeft gewezen dat vergaderen op locatie doorgaans effectiever is dan vergaderen op kantoor? Zorg er daarnaast ook voor dat iedereen de juiste spullen bij zich heeft. In dit artikel vertellen we wat allemaal niet mag ontbreken om de vergadering in goede banen te kunnen leiden. 

Schrijfgerei 
Tegenwoordig komt bijna iedereen met een laptop of iPad aanzetten, maar wist je dat het veel gunstiger is om gewoon kwalitatief schrijfgerei mee te nemen? Een Lamy vulpen in de hand van iedere genodigde heeft veel meer zin dan al die elektronische apparaten. Het is waar, even tokkelen op een toetsenbord is stukken sneller. Dit geeft echter ook veel meer afleidingen. Terwijl jij bezig bent met je verhaal, zie je de helft van de genodigden al afdwalen naar het beantwoorden van mailtjes of, ja echt, het checken van social media. 
Denk daarom eens outside the box en laat iedereen de elektronische apparaten buiten de vergaderruimte houden. Geen telefoons, geen laptops, geen iPad. Enkel ouderwets pen en papier. Op die manier weet je zeker dat de aandacht bij jou is. Bovendien heeft onderzoek uitgewezen dat je door te schrijven het brein verder prikkelt. Hierdoor ben je creatiever en denk je veel meer oplossingsgericht. Dit allemaal is natuurlijk van zeer positieve invloed op de uitkomsten van de vergadering. 

Goed meubilair 
Vergaderen kan soms wel uren duren. Dan wil je niet dat iedereen op afgetrapte stoelen zit. Dat bevordert niet alleen de houding, maar zorgt er ook voor dat de mensen er moeilijk hun aandacht bij kunnen houden. Daarom is het fijn om van tevoren voor goed meubilair te zorgen. Kies voor comfortabele en fijne stoelen en grote tafels, zodat mensen de ruimte hebben. Op die manier kan er veel effectiever vergaderd worden. 

Licht het personeel vroegtijdig in 
Het is belangrijk dat de vergadering direct van start kan gaan. Wanneer je eerst iedereen bij moet praten, dan gaat dit ten koste van jouw kostbare tijd. Het is daarom beter om het personeel van tevoren al in te lichten over hetgeen wat je wil bespreken tijdens de vergadering en welke input je verwacht. Op die manier kunnen ze zich alvast voorbereiden en weet je zeker dat de vergadering direct effectief van start kan gaan. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar zal je ook nog eens merken dat je veel sneller met een mogelijke oplossing komt.