Klaar voor de audit? Zo borg je archiefbeheer in je organisatie

In een tijd waarin digitale bedrijfsvoering steeds meer de norm is, blijft fysieke archivering voor veel organisaties toch van belang. Voornamelijk als het gaat om juridische documenten, personeelsdossiers of financiële overzichten, is een fysiek archief zeker niet passé. De juiste archiefoplossing zorgt voor een opgeruimde werkplek en is cruciaal voor naleving van wet- en regelgeving. Zeker bij een externe audit of certificeringstraject kan goed georganiseerd archiefbeheer je problemen laten voorkomen. 

Wet- en regelgeving vraagt om gestructureerde opslag

In sectoren zoals zorg, advocatuur, onderwijs en bouw geldt een wettelijke bewaarplicht voor bepaalde documenten, variërend van vijf tot zelfs twintig jaar. Ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden bewaard en beveiligd. Niet elke organisatie is digitaal ingericht om dat goed te beheren. Juist daarom blijven fysieke archiefkasten soms de meest betrouwbare oplossing. Archiefkasten kopen maakt het mogelijk om vertrouwelijke informatie veilig, ordelijk én snel toegankelijk op te slaan.

Brandwerende en afsluitbare archiefkasten

Bij audits wordt vaak gecontroleerd of belangrijke stukken - zoals arbeidsovereenkomsten, contracten of vergunningen - op een veilige en toegankelijke manier zijn opgeslagen. Brandwerende archiefkasten zijn extra veilig omdat ze bescherming bieden tegen calamiteiten. Afsluitbare modellen helpen met meer zekerheid bij het borgen van privacygevoelige informatie. In veel kantoren zijn roldeurkasten of hangmappenkasten met slot een praktische keuze: ze nemen relatief weinig ruimte in, zijn overzichtelijk en zorgen voor een professionele uitstraling.

Slimme indeling en toegankelijkheid

Goed archiveren vraagt om een heldere structuur: werk met kleurcodes, labels of mappen met duidelijke tabbladen. Zo vindt elke medewerker eenvoudig wat nodig is – ook tijdens een audit of bij vervanging van personeel. Koppel fysieke archieven waar mogelijk aan digitale registraties, zodat de vindbaarheid optimaal blijft en je niet van één aanpak afhankelijk bent. Een modulaire archiefkast geeft  wat extra flexibiliteit, zeker in groeiende organisaties of bij herinrichting van werkplekken. Door het toevoegen van extra legborden of uitbreidingsmodules groeit het archiefsysteem mee met de behoeften van het bedrijf, wat de duurzaamheid vergroot.

Archiveren als onderdeel van kwaliteitsmanagement

Een goed ingericht fysiek archief doe je niet alleen uit een praktische noodzaak, maar ook als een kwaliteitsinstrument. Een net archief toont aan dat een organisatie zorgvuldig, transparant en controleerbaar werkt. Al helemaal bij audits, certificeringen of aanbestedingen geeft dit een positief signaal af. Bedrijven die hun archiefbeheer serieus nemen, creëren rust op de werkvloer én bouwen aan vertrouwen richting partners, klanten en toezichthouders. Met de juiste archiefkasten en een duidelijke structuur is elke organisatie goed voorbereid op de volgende audit. Dit geeft rust en zekerheid, waardoor je je beter kunt focussen op de dagelijkse benodigdheden van je werk.