Magazines | Utrecht Business Nr 2 2020 | Lees volledige uitgave online

Ervaring leert dat ondernemers het prettig vinden om samen aan de slag te gaan. Iemand die met ze meedenkt, mee puzzelt, altijd afgestemd op de situatie. Dat kan zijn met spullen, de administratie, de mailbox of een planning. Het helpen aanbrengen van overzicht, ruimte en structuur is het werk van een opruim-coach of 'professional organizer'. Die levert methodes en handvatten, om er zelf blijvend mee verder te kunnen. Met als doel meer rust in je hoofd waardoor je effectiever kunt werken.

4 gouden tips om

je op weg te helpen

Cre?er een fysieke werkplek

Bepaal waar jouw werkplek komt. Of heb je deze al? Heb je niet de luxe van

een eigen kamer, ken een functie toe aan een deel van de ruimte. Dit wordt jouw werkplek. Zorg voor een goede stoel, bu-reau en goed licht. Dat draagt bij aan een werkcontext waar je langere tijd gecon-centreerd kunt werken. Haal spullen die er niet thuishoren weg. Alleen jouw werk gerelateerde spullen liggen daar. Zo word je werkomgeving al prikkelarmer. Vertel je huisgenoten dat hier geen andere spullen thuishoren. Hoe meer je kamer voelt als een echte werkplek, hoe beter. Dat helpt je om in de werkcontext te komen en blijven.

Bewaak je werk/priv? balans en stel prioriteiten

Als nu thuiswerkende ondernemer weet ik wat het is om veel ballen in de lucht te houden. Het werk is nooit af. En thuis liggen priv?zaken op de loer. Besteed

Velen van ons werken op dit moment thuis. Voor sommigen door de omstandigheden, voor anderen is dit bekend terrein. De thuissituatie levert meerdere uitdagingen op om effectief en gefocust te kunnen werken. Het cre?ren van een fijne werkplek en een dagelijkse routine helpt!

Effectief

thuiswerken,

hoe doe je dat?

aandacht aan het onderscheid 'belangrijk' en 'urgent'. Zakelijk en priv?. Het helpt enorm bij het maken van allerlei keuzes. Hoe helderder je dit hebt, hoe makkelijker dat wordt. Je laat je minder afleiden door de waan van de dag als je weet waar je prioritei-ten liggen.

Maak een dagschema

De regelmaat en routine van een dagschema helpt bij effectief thuiswerken en je werk/priv? balans te bewaken. Beweging mag daarin niet ontbreken. En je korte en lange pauzes. Stem je werkschema helder af met thuiswerkende huisgenoten. Voorkom ver-storingen: Een dichte deur is jouw werktijd en betekent niet storen. Met uitzondering van bloed of brand. Je mobiele telefoon kan tijdelijk stil of helemaal uit. Ook urgente dingen kunnen vaak een halve dag wachten. Plan wekelijkse blokken voor administratie en om je doelen te evalueren. En hou je weekend ook echt vrij van zakelijke werk-zaamheden.

Combineer activiteiten daar waar kan

Om je tijd effectief te besteden kun je taken combineren: Gezamenlijk lunchen is een moment van qualitytime met je huisgenoten en het moment voor aandacht, vragen en ver-halen. Gebruik je wandeling voor wat (socia-le) telefoontjes of om heel bewust denkwerk te verrichten. Of laat de hond uit samen met je kinderen. Respecteer elkaars dagschema en spreek gezamenlijke pauzes af.

Bekende valkuilen

Een van de moeilijkste dingen is het vasthouden van de door jouw ingeslagen weg. Het goede nieuws is: het kan wel. Veranderingen hebben tijd nodig.

Om meer tijd over te houden, begin met schrappen van onbelangrijke dingen in die 80% inspanningen. Welke dat zijn? Ik onderzoek graag met je mee. Besluiten dat iets goed genoeg is, heeft mij enorm ge-holpen verder te komen en vooruitgang te boeken. Een stukje loslaten en vertrouwen hebben dat het goed komt.

Ik daag je uit

Zet komende week je meldingen van alle apps en e-mail uit op je telefoon. Je alarm, beltoon voor telefoontjes en zakelijke mail mag je houden. Ik ben benieuwd of je na een week al minder je telefoon pakt en je erdoor laat afleiden.

Ben lief voor jezelf, beloon

Gun jezelf de tijd om weer grip te krijgen op jouw werk(plek). Wat zich gedurende langere tijd heeft opgestapeld kan niet 1,2,3 op orde zijn. Gewoontes hebben tijd nodig om zich te nestelen, weken en geen dagen. Kleinere stappen over een langere tijd werken beter dan ineens alles willen aanpakken. Met het gevolg dat je overal bezig bent, en uiteindelijk niets afrondt. Herkenbaar? Ben trots op jezelf! Begin met een kleine beloning voor jezelf, achteraf. Met iets waar jij van geniet. Lekker in je tijdschrift bladeren, een kopje koffie in het zonnetje (een middag tuinieren, na een uurtje opruimen, is wat uit verhouding). Bij stap voor stap te werk gaan is er een grotere kans dat het 'in je systeem' komt. En eenmaal 'in je systeem' kost het je veel minder moeite. En daar willen we juist naar toe.

Zet je perfectionisme opzij. Gebruik de 80/20 regel

Weet dat 80% van je resultaten voort-komen uit 20% van je inspanningen. Waarschijnlijk weet je wel waar deze 20% van jouw inspanningen ongeveer liggen.

Wie is Eva?

Met een achtergrond in de hotel-en facilitymanagement ben ik drie jaar geleden begonnen als opruim- en verhuiscoach. Daar ging een heel proces aan vooraf. Wat kan ik goed, waar krijg ik positieve energie van en waar heeft de markt behoefte aan? Een opleiding tot pro-fessional organizer met verschillende stages volgden. Samenwerken met mensen, ?cht iets mogen bijdragen wat wezenlijk van belang is voor iemand. Iedere situatie is weer anders en de kunst is om af te stemmen. Veranderingen in werking te zetten, die passen bij jouw situa-tie en middelen. Van klanten hoor ik vaker terug dat ik 'low key' duidelijk en zonder oordeel ben. Zien dat dan de energie weer gaat stromen bij de ander, dat geeft kwaliteit van leven!

Hoe fijn zou het zijn om door de bomen het bos weer te zien? Meer grip op je werk te hebben en meer rust te ervaren? Heb je vragen of wil je meer weten geef me een belletje of bericht: 06-24837433

Uitgebreidere informatie en diensten kun je vinden op: www.evamooren.nl

Achterstallige administratie en een overvolle mailbox wegwerken? Check mijn blog!

Tekst: Eva Mooren

"Hoe fijn zou het zijn om door de bomen

het bos weer te zien?", aldus Eva Mooren.

Thuiswerken

Volgens Westendorff zet de crisis je als onder-nemer met beide benen op de grond. "Je bent van elkaar afhankelijk, dat cre?ert solidariteit. Tevens biedt het je de kans om een nieuwe stip op de horizon te zetten door goed na te denken over je toekomstige bedrijfsstrategie. Dat was ook mijn boodschap tijdens de opna-mes voor het RTL Z-programma 'Samen Sterk' met Myrna Goossen dat op 13 juni werd uit-gezonden. Ik zat aan tafel met enkele andere ondernemers om te vertellen hoe we omgaan met de coronacrisis. Toen bleek dat verschil-lende bedrijven toch heel veel raakvlakken kunnen hebben."

Certificeringen

Archive-IT helpt het mkb, ziekenhuizen, dienstverlenende bedrijven zoals advoca-ten- en notariskantoren, maar ook produc-tie- en logistieke bedrijven met het opslaan, digitaliseren en beheren van hun archief. Voor zowel fysieke als digitale documenten is de

informatiebeveiliging gewaarborgd dankzij diverse certificeringen die zijn afgegeven na onafhankelijke audits. "We onderscheiden meerdere typen klanten. De eerste groep klan-ten heeft bij wijze van spreken een papieren archief dat veel ruimte in beslag neemt. Deze klanten kunnen hun archief bij Archive-IT op-slaan in een beveiligde omgeving. Met behulp van Scanning on Demand kan een specifiek dossier binnen 1,5 uur worden gedigitali-seerd en toegestuurd. Naast het bewaren van archieven is het ook mogelijk om archiefstuk-ken te vernietigen, bijvoorbeeld wanneer de bewaartermijn is verstreken."

Digitalisering en

digitale archivering

De tweede groep klanten heeft behoefte aan een volledig gedigitaliseerd archief. Zo zorgt Archive-IT voor een zorgvuldige digitalisering van papier naar digitaal. Maar ze gaan veel verder dan dat. Want wat als het eenmaal

digitaal is? Of wat te doen met documenten/bestanden die al digitaal zijn? Een gebruiks-vriendelijk digitaal archiveringssysteem is de oplossing. Dankzij metadata kunnen documenten digitaal zo worden geordend dat er dwars door alle dossiers naar bepaal-de informatie kan worden gezocht. "Neem bijvoorbeeld ziekenhuizen die een enorme hoeveelheid dossiers in hun pati?ntinfor-matiesysteem hebben. Door dit op de juiste manier te archiveren kun je hele interessante informatie extraheren. Ook kan er een volledig retentiebeleid op losgelaten worden, zodat documenten conform de wettelijke kaders bewaard- en dus ook vernietigd worden. Zo houdt men digitaal overzicht. "

Over de grens

Doordat bedrijven de afgelopen maanden wat meer tijd hadden om na te denken over hun archiefbeheer, was april volgens Westendorff een topmaand. Ook wordt er druk gewerkt aan uitbreiding over de grens. "De benade-ring van de Belgische en Franse markt begint zijn vruchten af te werpen. Franse organisa-ties zoals ziekenhuizen waren eerst niet zo happig op het extern opslaan van gegevens en de digitalisering hiervan, maar beginnen nu overstag te gaan. Begin 2021 gaan we uitbreiden richting de Duitse markt. Daarvoor bouwen we vlak over de grens in Br?ggen een pand voor archiefopslag. Als je bedenkt dat Archive-IT is voortgekomen uit Jalema de wereld van fysieke mappen heeft de wereld van het archiveren flinke stappen gemaakt, al blijft het principe hetzelfde. Je ziet nog steeds je dossier voor je, maar dan digitaal."

www.archive-it.nl

Archive-IT ziet kansen in veranderende wereld

Het coronavirus heeft ook op de wereld van digitaal archiveren een grote impact. Joan Westendorff, CEO van archiefbeheerspecialist Archive-IT uit Reuver, ziet gelukkig kansen voor zijn bedrijf. Niet alleen staat er een grote internationale uitbreiding op de planning, ook de nationale klanten beseffen meer en meer dat (digitale) archivering essentieel is voor een goede informatiehuishouding die voldoet aan wet- en regelgeving (AVG).

Overzichtelijk digitaal archiveren