Magazines | Utrecht Business Nr3 2022 | Lees volledige uitgave online

Weet je nog, het stereotype beeld van de programmeur in de jaren 90? Dat was zoiets als een bebrilde nerd en vergeet de puistjes niet die bijna in z'n broek plaste als er een mens van vlees en bloed 'hallo' tegen hem zei. Vooral als dat mens een vagina had in plaats van een piemel. Computercode was zijn leven, een donkere kamer met wat lege pizzadozen meestal in de kelder van het ouderlijk huis zijn natuurlijke habitat. Voor ons 'de gewone, sociale mens' behoorden deze types tot een subcultuur ver van de onze. Ze stonden symbool voor het onbekende. Zij leefden in een digitale wereld, wij in een nog grotendeels analoge waarin we zo nu en dan inbelden op het wereldwijde web. How things have changed.

"We kunnen rustig stellen dat we inmiddels in een digitaal tijdperk leven. Als individu kun je de oprukkende digitalisering misschien nog deels ontlopen een verjaardagskaart op je deurmat in plaats van een appje is best fijn en een papieren agenda of de worsteling met een veel te grote autokaart hebben voor sommigen hun charme. Als bedrijf ontkom je er echter niet aan. Voor de meeste organisaties geldt dat hun bestaansrecht aan digitalisering is verbonden", aldus Floris van Woudenberg, eigenaar van het Amersfoortse bureau Fonkel. Samen met zijn team (dat overigens voor nul procent uit puistige kelderbewoners bestaat) ontwikkelt hij digitale tools op maat. "Wat jij niet doet, doen anderen in jouw markt wel. Wanneer hun processen effectiever en toegankelijker worden, versterkt dat hun concurrentiepositie en jij holt achter de feiten aan. Die druk kan vervelend zijn; je wordt in zekere zin gedwongen om je te ontwikkelen maar het is ook kansrijk. Terwijl je in beweging komt ontdek je nieuwe mogelijkheden."

Wat zijn die kansen? Wat win je met digitalisering?
"We zien allemaal hoe lastig het is om goed personeel te vinden. Je beste medewerkers zou je het liefst willen klonen. Met digitalisering kan dat in zekere zin. De meeste bedrijven hebben een paar mensen rondlopen die iedereen, intern of extern, altijd moet hebben. Grotendeels gaat dat om de waardevolle kennis in hun hoofd. Alleen zij begrijpen hoe bepaalde processen werken, kennen specifieke formules of weten hoe die mega complexe Excelsheet werkt. Wil je jouw belangrijke medewerkers vrijspelen voor andere waardevolle taken, dan digitaliseer je hun kennis. Concreet wordt dat bijvoorbeeld een online advies- of rekenmodule. Het resultaat is dat iedereen ineens 24/7 toegang heeft tot kennis of antwoorden waarvoor je eerst medewerkers X en Y nodig had. En jouw doelgroep regelt hun zaken liever op het moment dat de vraag bij hen opkomt 's avonds op de bank op hun laptop dan dat ze moet wachten op kantooruren om iemand op te bellen. Je bent effectiever én aantrekkelijker geworden. Daarnaast is digitale data goed deelbaar. Dat betekent dat je sprongen vooruitgaat op het gebied van samenwerking. Wij werken veel voor de bouw en techniek sector. Onze visie is dat je het op een eilandje niet redt. Samen digitaliseren in de bouwketen, met de nadruk op s?men, is een fantastische kans om huidige uitdagingen het hoofd te bieden. Verder biedt de digitale transformatie bedrijven in het algemeen de kans om weer eens met een frisse blik naar hun organisatie, processen en mensen te kijken."

Vertel
"Je kunt analoog proces A laten omzetten in digitaal proces A en vervolgens herhaal je dat met analoog proces B, C en D. Maar je kunt ook uitzoomen en met een IT-mindset naar het geheel van je bedrijf kijken. Wat doen we hier, welke resultaten willen we behalen voor welke doelgroep en hoe kunnen we digitalisering voor ons laten werken? Misschien kun je bepaalde processen bijvoorbeeld samenvoegen."

Hoe gaan jullie te werk?
"Sommige klanten komen bij ons met een heldere vraag; ze willen een specifieke tool. Anderen vermoeden dat er kansen liggen, maar zijn benieuwd welke. In dat geval komen wij langs voor een scan. Waar ligt je winst? We beginnen vrijwel altijd met de bouw van één tool, hoeveel mogelijkheden er ook zijn. Dat doen we omdat we het belangrijk vinden dat er van beide kanten een klik is. Is die er niet, of vindt onze opdrachtgever dat we geen waarde hebben toegevoegd, dan kunnen we er makkelijk een punt achter zetten. Als we met elkaar doorgaan is het omdat beide partijen blij zijn met de samenwerking en het resultaat.'

'Het voordeel van zo'n eerste stap is bovendien dat het nog weleens de financiën oplevert voor het vervolgtraject. Zo leverde de digitalisering van een offertetraject een klant van ons dertig procent meer omzet op dat onderdeel.'

Wat voor impact heeft digitalisering op medewerkers?
'Natuurlijk verschilt dat per persoon, maar het is goed om je te realiseren dát het impact op hen heeft en daar rekening mee te houden. Over het algemeen geldt: waar er veranderingen zijn, is een zekere mate van weerstand. Dat valt natuurlijk mee als het gaat om één klein tooltje. Maar als de transformatie substantiëler is, dan is niet alleen een technische consultant onderdeel van ons traject, maar ook een adviseur die aandacht heeft voor de menselijke kant. Het is belangrijk dat medewerkers zich gehoord voelen. Of mee kunnen denken. Waar liggen hun wensen en behoeften in de verandering? Je wint namelijk weinig als medewerkers hun hakken in het zand hebben. In overleg met de opdrachtgever helpen wij daarom bijvoorbeeld met de communicatie rond de veranderingen, brengen we de huidige en gewenste situatie in beeld en organiseren we de werkvormen die behulpzaam zijn, zoals interviews of werksessies. Met aandacht voor zowel de techniek als de mensen creëer je de meeste energie rondom je verandering. Die aandacht voor de mens is trouwens ook ontzettend belangrijk bij de bouw van de tool zelf. De valkuil is dat je het proces en de techniek als uitgangspunt neemt en niet de doelgroep. Je wilt dat de tool zo intu?tief werkt dat eindgebruikers er makkelijk mee aan de slag kunnen. De gebruiksvriendelijkheid van de digitale oplossing bepaalt namelijk in grote mate het succes."

Klantcase

Berekening belastingsnormen Gebroeders Bodegraven

Aanleiding
In de kozijnindustrie worden complexe formules gebruikt om uit te rekenen welke materialen er voor bouwprojecten nodig zijn. Bij de Gebroeders Bodegraven (GB) kostte dat een handjevol specialisten veel tijd. Bovendien zocht GB naar een manier om meerwaarde te cre?ren voor hun klanten.

De ontwikkeling
De eerste stap is altijd met de klant om tafel. Hoewel er een flink aantal pagina's aan documentatie was, zit er altijd een deel van de informatie alleen bij de vakspecialist in het hoofd. Bovendien moesten de developers begrijpen hoe de anatomie van een kozijn eruitziet. Daarna begon de bouw van de appli-catie. Om te kunnen filteren op alle mogelijke scenario's en kenmerken, moest er een enorm aantal formulieren worden gemaakt. De volgende stap was het ontwerpen van een logisch stappenplan. Voor de laatste complexe details zijn de developers letterlijk zij aan zij met de klant achter de computer gaan zitten. Zo vulden specifieke domeinkennis en technische kennis elkaar aan om het best mogelijke product te maken.

Het resultaat
Hoewel de achterkant complex is, is de adviestool voor de gebruikers snel en gebruiksvriendelijk. Klanten vullen hun gegevens in en vervolgens rolt er een compleet advies uit over welke materialen voor een specifiek bouwscenario geschikt zijn. Klanten hebben 24/7 toegang tot advies en de specialisten van GB hebben hun handen weer vrij.

Klantcase

Orderintake voor Mavotrans

Aanleiding
Wanneer klanten van Mavotrans een lateislabbe (samengesteld product) wilden bestellen, moesten ze een pdf downloaden op de website, deze invullen en vervolgens opsturen. De volgende stap was dat Mavotrans de order handmatig overnam in een Excelsheet. Het proces van kosten berekenen was vrij complex en foutgevoelig. Al met al was het traject erg arbeidsintensief. Dat wilden ze anders.

De ontwikkeling
De eerste stap voor de developers van Fonkel was het proces ontleden en het doorgronden van de prijslijsten en Excelsheets. Vervolgens zijn alle stappen en berekeningen in één applicatie gezet.

Het resultaat
Klanten plaatsen hun bestellingen nu via een formulier op de website. Vervolgens krijgt Mavotrans een overzichtelijke e-mail met alle details. De tool die Fonkel bouwde, bespaart het bedrijf een significant aantal ineffici?nte uren per week. Bovendien zijn de faalkosten verminderd. Daarnaast heeft de verbeterde klantervaring een positieve bijdrage aan het volume gegeven.

delen: