Magazines | Utrecht Business Nr 1 2019 | Lees volledige uitgave online

Acties zoals alle meetings maximaal drie kwartier en alleen nog maar staand vergaderen klinken best stoer en ze kunnen zeker effect hebben, maar ze bieden geen garantie voor permanent vergaderplezier.Want het is met een ver-gaderdieet niet anders dan met ons eigen dieet: we redden het vaak niet als we echt alleen puur gaan voor minder kilo's of voor elke dag een half uur hardlopen. Denken dat door geforceerd iets te roepen het wenselijke gedrag wel volgt,is een misvatting.Maar wat kenmerkt dan wel een goed vergaderdieet?

Vijf-stappen-vergaderdieet

Er is een slimmere manier voor het succesvol verbeteren van onze meetings. Het gaat erom dat je het vergader-gedrag bij de wortels aanpakt. Het vergaderdieet in vijf stappen:

Stap 1: verzamel data over hoe mensen de huidige verga-deringen ervaren (je kunt een op onderzoek gebaseerde vragenlijst van 16 vragen aanvragen op www.robdehaas.nl).

Stap 2: stel samen het lonkend perspectief vast voor het hele team: hoe zouden inspirerende, daadkrachtige meetings eruit zien, en wat doen jullie dan (niet meer)?

Stap 3: kies sameneen concrete actie die bijdraagt aan dat

Heb jij ook het gevoel dat je te lang en te veel vergadert? Snak jij ook naar minder, maar wel energieker vergaderen?

Doet u mij maar een vergaderdieet!

schitterende perspectief en spreek met elkaar af dat je elkaar hierop aanspreekt.

Stap 4: evalueer deze actie na een tijdje, scherp de actie aan waar nodig totdat deze in het collectief vergaderge-drag verankerd is

Stap 5: formuleer samen een volgende, nieuwe actie die bijdraagt aan jullie lonkend perspectief en die naar jullie idee goed aansluit bij jullie wensbeeld.

Gezamenlijk wensbeeld

Alle di?ten werken beter als we ons gevoel kunnen verbinden met een verleidelijk beeld, dat als een magneet voor ons werkt: nog lang willen wandelen, tekenen, reizen ,enz. maken het een stuk eenvoudiger om je aan je dieet te houden.

Waarom niet samen hardopuitspreken dat je grootste wens is dat je straks geen vergadering van deze groep zou willen missen? Samen een gezamenlijk wensbeeld van goede meetings vergroot de kansen op een succesvol ver-gaderdieet. De meest voorkomende wensen voor betere vergaderingen zijn:

meer energie en inspiratie

resultaatgerichtheid vergroten

onderlinge relaties verbeteren

vergadertips

Wensbeeld1: meer energie en inspiratie

Als je met elkaar kiest voor meer energie en inspiratie, dan is dat de focus waarmee je de ver-gaderingen voorbereidt en uitvoert. Richt je op de juiste mensen, uitdagende, spannende doelstel-lingen per agendapunt en zorg dat het om thema's gaat die er echt toe doen.

Vergaderingen worden workshops

Je komt er dan al snel achter dat wanneer de vergadergroep groter is dan zes mensen, je veel meer in subgroepjes gaat werken, zodat iedereen interactief meedenkt en gehoord wordt:verga-deringen als interactieve workshops met ruimte voor ieders inbreng.

Wensbeeld 2: resultaatgerichtheid vergroten

Meer focus op het resultaat vereist dat je vooraf weet wat je met de bespreking wilt bereiken. Je vergroot de kans op een beter resultaat door vooraf deze vragen te beantwoorden:

Voor wie is dit thema echt relevant?

Past het onderwerp bij onze opdracht als team?

Voor wie heeft het te nemen besluit consequen-ties?

Wie heb ik er per se bij nodig om het besluit te nemen?

Het woord agenda komt van het Latijnse Agendum, wat 'dat wat om actie vraagt' betekent. Als je resultaatgerichter wilt werken, is het goed om je af te vragen of de tijd rijp is voor deze actie. Dus agendeer alleen thema's die of urgent en belangrijk zijn, of niet-urgent en belangrijk.

Wensbeeld 3: onderlinge relaties verbeterenMemorabele bijeenkomsten die mensen lang bij blijven, kenmerken zich door een mix van persoonlijke verbinding en goede resultaten. In die volgorde ook, want wij zijn namelijk op ons best als weons gehoord en gezien voelen.

Oog voor onderlinge relaties

Een prachtig instrument om de onderlinge relaties blijvend te voeden, is de check-in, zoals gemeentesecretaris Jan l'Ortije die in het MT van afgelopen december 2018 inleidde. Het was wer-kelijk een juweeltje, waarbij de zeven deelnemers ieder op geheel eigen wijze ingingen op de drie vragen:

- Hoe gaat het met jou priv??

- Hoe gaat het met je team?

- Hoe gaat het met jou als leidinggevende?

Rustig vertelde ieder op haar en zijn eigen wijze wat hen bezig hield: zo ontstond een onzichtbare, sterke verbinding tussen de teamleden: een sterke basis van waaruit men vervolgens pittige discus-sies met elkaar aanging.

vergadertips