Column Spring Effect: mijn grootste vergaderfrustratie

Er zijn een paar dingen die me in vergaderingen direct frustreren:
 
- Mensen die onvoorbereid aanschuiven.
- Onderwerpen die totaal niet relevant zijn.
- Deelnemers die ondertussen met andere dingen bezig zijn.
- Te veel mensen aan tafel.
 
Maar mijn allergrootste ergernis? Een overleg dat eindigt zonder besluiten of acties. Dan is het niet alleen zonde van de tijd, maar ook een flinke kostenpost.
 
De prijs van eindeloos praten
Reken maar mee: een medewerker die gemiddeld 6 uur per week vergadert, kost je al snel € 12.000 per jaar. Zet vier mensen bij elkaar en je zit bijna op € 50.000. Voor een hele organisatie loopt dat bedrag in de tonnen. En dan de pijnlijke vraag: hoeveel van die vergadertijd levert écht resultaat op?
 
Het verschil tussen praten en vooruitkomen
Het probleem zit niet in vergaderen zelf, maar in hoe je het organiseert.
Met vaste momenten, een helder doel en een duidelijke agenda verandert de dynamiek volledig.
 
Je voorkomt dat je wekelijks dezelfde discussies voert over die ene lastige klant, een dienst die steeds opnieuw ter discussie staat, of marketingcijfers die eindeloos worden herhaald. Een strak ritme voorkomt ruis, herhaling en ad-hoc bijeenkomsten. Iedereen weet wat er wanneer op tafel komt en waar beslissingen moeten vallen.
 
En met de juiste tools, bijvoorbeeld een strak dashboard dat laat zien waar je wél en niet over hoeft te praten, wordt het nog effectiever. De gesprekken gaan over de toekomst: wat moet er nú gebeuren om vooruit te komen?
 
Het resultaat merk je direct: kortere meetings, snellere besluiten, meer energie. Knelpunten worden eerder opgelost, doelen vaker gehaald en jij houdt tijd over voor zaken die écht impact maken.

Van overleg naar resultaat
Veel ondernemers zeggen: “We hebben heus wel een overlegstructuur, we zitten toch elke week bij elkaar?”
Maar eerlijk: hoe vaak wordt dat overleg verplaatst? Hoe vaak gaat het over de juiste dingen? En hoe vaak vertrek je zonder concreet besluit?
 
Wil je dat jouw team stopt met vergaderen om het vergaderen en écht sneller stappen gaat zetten? In mijn groeiprogramma’s help ik MT’s in 2 maanden hun hele organisatie strak neer te zetten, inclusief een vergaderritme en agendaformats die wél werken.
 

Inge Overtoom is oprichter van Spring Effect. Ze helpt ondernemers groeien met een methode die ze zelf als voormalig COO en mede-eigenaar van een internationaal bedrijf succesvol toepaste.
 
www.springeffect.nl