Ontmoetingen in een connected society

Magazines | Utrecht Business Nr 2 - 2015

Fysieke en virtuele meetingtrends

Ontmoetingen in een connected society

De wereld verandert, net als de voorkeuren van gasten. Locaties, meeting- en eventplanners moeten daarop inspelen, willen zij kunnen blijven rekenen op tevreden opdrachtgevers. Duurzaamheid is vanzelfsprekend, gezondheid krijgt meer aandacht. Het zowel on- als offline delen van informatie voor, tijdens en na bijeenkomsten wordt steeds gebruikelijker.

Transparantie is belangrijk voor opdrachtgevers van bijeenkomsten. Vooraf moet duidelijkheid zijn over het prijskaartje. De vraag naar all inclusive arrangementen neemt toe.

Digitale interactie

Dat een locatie aandacht heeft voor duurzaamheid wordt al min of meer vanzelfsprekend gevonden. In het verlengde daarvan zijn voor het organiseren van hybride bijeenkomsten faciliteiten voor digitale interactie nodig zoals aansluitingen voor webcams.

De focus op gezondheid van veel gasten in hun dagelijks leven heeft ook zijn weerslag bij evenementen. Het gaat dan niet alleen om het vervangen van zoete en hartige snacks door gezonde, voedzame alternatieven, maar ook om het effect van voeding op lichaam en geest.

Veranderende behoeften

Eind 2014 verscheen een RAI Insights-trendrapport met als titel ‘Hoe zijn evenementen veranderd in 2017?’. Conclusie: de behoeftes van gasten en de manier waarop zij contact leggen, hebben veel impact op evenementen. Er is sprake van een connected society. Het online en offline delen van informatie voor, tijdens en na bijeenkomsten wordt steeds gebruikelijker. Mede daarom is het voor stakeholders essentieel dat de manier waarop gasten deelnemen, ervaren en bijdragen aan een bijeenkomst wordt gemonitord.

Betekenisvolle ervaringen

Verder neemt volgens het RAI-onderzoek het aantal intercontinentale bezoekers aan internationale bijeenkomsten toe. Zij verwachten internationale maatstaven, gecombineerd met lokale elementen. Een derde trend is de veranderende cultuur waarbij onder andere authenticiteit, duurzaamheid en betekenisvolle ervaringen steeds belangrijker worden. Een combinatie van business en leisure kan hieraan bijdragen.

Toekomstmuziek

Al blijft de fysieke ontmoeting essentieel bij een bijeenkomst, virtuele applicaties zorgen voor een extra verrijking en voegen waarde toe. De meetingbranche moet zowel investeren in de meerwaarde van het face-to-facecontact als de impact die een bijeenkomst er buitenom heeft. Het RAI-trendrapport noemt onder andere de rol als matchmaker voor, tijdens en na een event. Verder draagt een dedicated programma voor virtuele bezoekers bij aan de beleving van de online gasten. Denk aan een individueel congres- of evenementenprogramma met een persoonlijke route. Of aan een virtuele tas die gasten zelf kunnen vullen. Dit zorgt voor een bijeenkomst op maat.

Ook het verhogen van de positieve ervaring door middel van technologie biedt kansen. Hologrammen en de inzet van robots zijn toekomstmuziek, maar die toekomst is dichterbij dan menigeen denkt. n

SPECIAL



Algemene voorwaarden | privacy statement