Magazines | Utrecht Business Nr 1 - 2014 | Lees volledige uitgave online

case

Kantorenlandschap in kaart

Communicatie als

eerste vereiste

Het leek er zelfs even op dat het kantoor zijn langste tijd had gehad: de trend van Het Nieuwe Werken – een generaliserende aanduiding die veel recente veranderingen probeert te omvatten – had tot gevolg dat bestaande kantoren op de schop gingen ofwel verdwenen. Ook de economische crisis zorgde ervoor dat het kantooroppervlak afnam; bedrijven gingen failliet of moesten medewerkers ontslaan.

Bedachte term

Tegenwoordig kan je kantoor overal zijn waar internet beschikbaar is. Maar de meest recente trend is dat mensen toch weer graag naar een vaste werkplek (het kantoor) gaan, waar ze collega’s ontmoeten en de communicatie veel persoonlijker kan verlopen. Want in tegenstelling tot wat trendwatchers enkele jaren geleden voorspelden, zal de generatie-Y (een bedachte term die een groep probeert te vangen die zich niet laat vangen) over het algemeen liever een vaste werkplek op een kantoor hebben. Bovendien: die mobiele werkplek is lang niet voor iedereen weggelegd, om diverse redenen. Maar dat moderne kantoor ziet er heel anders uit dan pakweg 25 jaar geleden. Sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen hebben hun weerslag gevonden in het kantoorwerk. De gemene deler daarbij is communicatie: de allesoverheersende trend van deze tijd.

Ervaringen delen

Dankzij social media houden we elkaar tegenwoordig op de hoogte van onze activiteiten. Maar dan gaat het voornamelijk om privézaken. De komende jaren zal het kantoor worden bevolkt door vier generaties: de babyboomers, de generatie-X, de generatie-Y en de millennials. Die jongeren zullen kunnen profiteren van de werkervaringen van de ouderen, terwijl ouderen op hun beurt kunnen leren, hoe om te gaan met de nieuwste technologieën. Bovendien kunnen die jongeren misschien wel beter inspelen op de veranderde wensen en eisen van de moderne bewuste consument. Die zogeheten kenniseconomie waar we naartoe gaan, houdt meer in dan alleen het hebben van parate feitelijke kennis.

Holistisch

Afdelingen die normaal gescheiden zouden zijn, worden steeds vaker in één ruimte geplaatst. Dit omdat de onderlinge communicatie aanzienlijk verbeterd kan worden. Taken en verantwoordelijkheden in een moderne organisatie lopen immers door elkaar, dan wel zijn nauw met elkaar verbonden. Bovendien bevordert deze gemengde opstelling de band en de kennisuitwisseling tussen medewerkers van verschillende afdelingen. Men ziet waar de ander mee bezig is, kan sneller overleggen. Kortom: de efficiëntie neemt toe.

Kwaliteitswerkplekken

Kantoorwerk bestaat in de meeste gevallen uit een aantal verschillende taken en activiteiten. In het ideale geval past de medewerker zijn of haar werkplek aan de taak aan. Dat houdt in dat er ook verschillende soorten werkplekken moeten zijn. Onder hoogwaardig werk verstaan we taken waarbij een grote mate van concentratie vereist is, zoals financiële administratie. Maar je kunt ook denken aan vertrouwelijke gesprekken of een moeilijk telefoontje. Een hiervoor geschikte werkplek moet aanvullende voorzieningen hebben als het gaat om privacy, akoestiek en eventueel zelfs comfort.

Transparantie

Eén van de eigenschappen van Het Nieuwe Werken is dat er eigenlijk geen vaste werkplekken meer zijn. De manager/chef/coach zit tussen het ‘gewone’ volk, dat zo kan zien waar de ‘baas’ mee bezig is. Uit recente onderzoeken is al gebleken dat in eerste instantie werd gevreesd voor een ‘big brother’-effect. Maar al snel werden de voordelen van zo’n gemengde opstelling duidelijk. Het is een ander aspect van de holistische werkomgeving: je ziet waar al je collega’s (dus ook de leidinggevenden) mee bezig zijn. Overleg kan heel snel, ook met de leiding – die zit immers naast je. Die transparantie zien we eveneens bij de inrichting: waren scheidings- en systeemwanden voorheen gewoonlijk ondoorzichtig, tegenwoordig worden steeds vaker doorzichtige wanden gebruikt. Om een ruimte multifunctioneel te maken, bestaat de mogelijkheid om een wand van een speciaal soort glas tijdelijk ondoorzichtig te maken door er een zwakstroom doorheen te sturen.

Gezond

De kantoren aan het begin van de vorige eeuw kenmerkten zich door uniformiteit: iedereen had hetzelfde bureau, dezelfde stoel en dezelfde hulpmiddelen. Al snel kwam men erachter dat dit voor veel mensen lichamelijke problemen opleverde. Het besef brak door dat de werkplek meer moest worden afgestemd op de individuele gebruiker. Dit leidde tot een geheel nieuwe discipline: ergonomie. Stoelen, werkbladen, verlichting, ICT, bijna alles is aan te passen aan de persoonlijke voorkeur. Tenminste, op zogeheten vaste werkplekken. Voor wat betreft flexplekken is nog veel te winnen, al zijn daar ook voldoende oplossingen voor.

Naadloos verbonden

Het eerdergenoemde holistische kantoor waar afdelingen ‘door elkaar’ zitten, is in de praktijk niet altijd mogelijk. Een financiële administratie heeft andere behoeftes dan een verkoopafdeling; op luide toon gevoerde verkoopgesprekken kunnen concentratiewerkers behoorlijk storen. Wel moeten deze afdelingen vaak en intensief communiceren. Daarom is het zaak deze naadloos met elkaar te verbinden, zo niet fysiek dan wel communicatief.

Voor een goede workflow zijn perfecte verbindingen cruciaal. Die verbindingen kunnen technisch zijn (telefoon, mail) maar ook letterlijk. In een modern, praktisch ingericht kantoor zie je dan ook vaak dat afdelingen weliswaar gescheiden zijn, maar ook weer niet dusdanig dat snelle communicatie wordt bemoeilijkt. Een beetje interieurarchitect houdt daar rekening mee bij de planning van de ruimtes. Vandaar ook dat die dikke muren worden vervangen door (transparante) scheidingswanden. Of een open office een indeling krijgt met behulp van – bijvoorbeeld – archiefkasten. Die scheiding kan ook worden gerealiseerd door het plaatsen van een overleg-/relaxplek tussen de afdelingen in. Zo zitten deze letterlijk wat verder van elkaar maar is communicatie toch makkelijk te realiseren.

Goed luisteren

Zoals gezegd: er zijn veel kantoorvormen mogelijk, en mixen van vormen. Voorop staat dat de werkstromen vloeiend en soepel kunnen verlopen, en daarvoor is een optimale communicatie een eerste voorwaarde. Die kan worden bevorderd en zelfs gestimuleerd door een passende inrichting, maar ook met behulp van goede apparatuur. De ideale situatie kan worden gerealiseerd door goed te luisteren naar de behoeftes van de medewerkers zelf. Zij weten gewoonlijk het best hoe ze hun taken optimaal kunnen uitvoeren. n

Het kantorenlandschap was nog nooit zo veranderlijk als de

laatste decennia. Sociaal-maatschappelijke en vooral techno-logische ontwikkelingen zorgden ervoor dat we anders zijn gaan werken: de werkomgeving veranderde, maar ook de werkmethodes.

delen: